Ada sahabat menghantar mesej kepada saya supaya membuangnya dari egrup tertentu. Alasan beliau kerana emel dari egrup tersebut tersangat banyak.
Saya faham situasi beliau. Dan beliau tidak berniat untuk mengabaikan masyarakat egrup kami tersebut sebenarnya. Bagi orang yang sibuk dan tak dapat buka emel dengan kerap. Bila buka emel sekali sekala, atau seminggu sekali, emel terlalu banyak, lebih2 lagi, jika subscribe egrup yang aktif. Malah ada sahabat yang saya tahu, buka emel sebulan sekali. Mungkin kerana jauh dari kemudahan internet, atau rutin harian yang tidak mengizinkan.
Apa pun, ini tidak sepatutnya menjadi penghalang untuk kita menyertai kemajuan teknologi yang menjadi penghubung kita dewasa ini.
Ada beberapa perkara yang perlu kita ambil perhatian:
A.
Jika kita mengelakkan diri dari menyertai egrup tersebut,
- kita akan ketinggalan maklumat dan info yang berlegar di sekitar sahabat2 kita. Pada saya egrup ini umpama surat khabarlah. Walaupun di luar sana ada banyak blog, website, dsb yang sedia untuk kita baca, tapi larat ke kita nak berkunjung ke sana setiap hari? Lebih2 lagi dalam kesibukan yg pelbagai. Justeru melalui egrup, saya dapat tahu apa yang terdapat di website2 lain yang ditemui oleh sahabat2 saya, yang berkait secara langsung dengan aktiviti kami dan hidup kita secara langsung, mengetahui hal ehwal dan khabar sahabat, ada kematian, sakit pening, nikah kawin, dapat cahaya mata , berjaya itu ini, dll. Nak tunggu call sorang2 memang tak sempat. Banyak lagi faedah join egrup kalau nak dilistkan. Justeru join egrup sangat PENTING.
B. Set egrup untuk dibaca melalui webSebelum ini, ada yang mengambil tindakan setkan egrup untuk baca menerusi website yahoogrup sahaja. Ia mungkin satu pilihan yang boleh di consider. Tapi pada saya, saya akan lupa untuk buka website tersebut setelah sekian lama kerana kesibukan dan kerja2 lain yang perlu didahulukan. Last2 langsung tak buka. Ada beberapa egrup yang saya sertai telah menerima nasib demikian akibat tindakan ini.
Pilihan ini orang buat dulu untuk elakkan peti mail penuh kerana account emel terhad. Namun sekarang ia tidak menjadi hal, kerana yahoo mail bagi kapasiti unlimited. Gmail pula 3gb, hotmail saya tak sure, tapi besar juga rasanya.
Jadi, pilihan seterusnya yang saya cadangkan dan sedang saya buat sekarang,
C. FILTERkan emel
Saya gunakan contoh yahoo mail di sini. Saya percaya emel jenis lain pun ada kemudahan ini juga.
Sebagaimana aplikasi spam yang akan memfilter emel2 yang dianggap spam ke dalam satu folder, kita boleh setkan emel2 yang mengandungi perkataan2 tertentu untuk masuk ke satu folder.

Cara:
Klik option di bahagian atas kanan emel. Then, klik filter. Add filter, masukkan perkataan yang biasa ada dalam setiap emel egrup kita, cth: pada subject ada: [nama egrup anda], kemudian setkan emel2 itu untuk masuk folder apa. Kalau belum buat folder pilih ’new folder’. Kemudian save changes. Dan create name folder baru tadi.

Mulai sekarang, semua emel dari egrup tadi akan masuk ke folder ini.
Kelebihan cara ini ialah:
1. Mengasingkan emel2 individu dengan emel egrupAnda mungkin buka emle pada masa2 tertentu dalam masa sehari tapi sekejap sahaja untuk lihat kalau ada emel2 yang extra penting. Kehadiran emel2 egrup ini yang mengikut prioritynya mungkin boleh dibaca kemudian menyebabkan anda merasa geram. Lebih2 lagi bila anda buka emel tersebut dan isinya hanyalah: ‘Ya, saya sokong’.
2. Jimat masa: Membaca emel dengan terurus sebagai satu kumpulan.
Justeru dengan memasukkan emel ini ke dalam satu folder, anda boleh baca emel2 tersebut sebagai satu kumpulan, bila2 anda free. Oleh kerana emel2 biasanya menyertakan sekali emel2 yang direspon kepadanya, maka anda sebenarnya telah membaca beberapa emel dalam satu emel. Maka bila anda tekan next, anda tahu samaada isi emel itu anda telah baca atau belum. Kalau dah baca, just tekan next lagi dengan pantas. Ini akan menjimatkan banyak masa.
3. prioritize egrup
Jika anda ada banyak egrup yang disertai, di antara egrup itu pula ada prioriti yang perlu dibaca. Seperti egrup tugasan yang perlu anda check setiap masa, dan egrup2 santai untuk berkongsi cerita. Saya cadangkan anda letakkan nombor di hadapan nama folder. Cth:
No 1 untuk egrup kerja2 yang perlu di check setiap masa. (urgent and important) Eg: 1unitjamuan. 1editorialmajalah.
No 2 untuk egrup yang important but not urgent. Eg; 2alumnisekolah, 2egrupsetempat
No 3 untuk urgent but not important. Dan seterusnya..
No 4 untuk Not urgent and not inportant. (Anda boleh fikirkan apa egrup anda yang termasuk dalam kedua2 kategori ini)
Perhatian, jika anda mengubah nama folder setelah mengeset filter. Anda kena update balik filter, kerana setting asal yang dibuat tidak akan berubah automatik.
4. detect emel baru ikut kategori dengan pantas.
Sebaik saja anda buka emel anda, anda dah boleh detect dengan pantas kalau2 ada emel baru khusus dari egrup2 anda yang tertentu, kerana di sebelah folder tersebut akan tercatat jumlah emel yang belum anda baca, tanpa perlu anda telusuri inbox anda.
Semoga tips ini dapat membantu kita semua dalam menguruskan komunikasi kita agar lebih berkesan dan pantas. Tiada lagi alasan, saya tak sempat nak baca emel.
Selamat mencuba!